Comme son nom l'indique, une base de connaissances est un lieu où l'on regroupe un ensemble d'éléments, de connaissances. Toutes ces connaissances sont spécifiques à un domaine, la mission CAPELO. Afin de ne pas mélanger les différents outils, applications ou supports, quand nous parlerons de cet espace, de cette base de données, nous l'appellerons FRESHDESK du nom de l'application qui l'héberge.
Vous y trouverez des fichiers de références, des procédures ou, plus simplement, des réponses à vos questions.
Comme vous le découvrirez très vite, l'avantage de cet outil est sa simplicité et sa rapidité. On y a un accès immédiat, la recherche d'information est simple, la base de connaissances évolue selon les besoins des utilisateurs.
Il est d'ailleurs possible de découvrir cet environnement de façon tout à fait intuitive.
Pourquoi ne pas cliquer sur "connexion" quand on arrive sur FRESHDESK ? Cette application est bien plus qu'une base de connaissances mais nous ne nous servons que des services gratuits de FRESHDESK. Il est dès lors inutile de tenter de se connecter, seul le service d'appui a les droits de modification et d'édition dans la base de connaissances. Il n'y a pour le moment que le périmètre CAPELO qui est couvert par un tel service, en accord avec la hiérarchie.
La base de connaissances CAPELO est structurée en différentes sections, celles-ci sont thématiques et vous permettent de retrouver facilement un élément.
Dès la page d'accueil, les différentes sections sont distinctes :
Chaque section est documentée par des articles. S'ils ne sont pas tous visibles dans la fenêtre de la page d'accueil ou de solutions, il suffit de cliquer sur le nom de la section pour l'ouvrir.
Par exemple, sur la capture d'écran ci-dessus on constate que dans la section [DMLO - Historique des carrières] il y a 13 articles mais seuls les 5 premiers sont visibles. En cliquant sur le nom [DMLO - Historique des carrières], vous obtiendrez l'écran suivant :
Chaque article est accessible avec un aperçu de la première ligne et la date à laquelle il a été publié ou mis à jour.
Est-il nécessaire de savoir où se trouve un article pour le consulter ou obtenir une réponse à une question ?
Non, c'est une des grandes forces de FRESHDESK : disposer d'un moteur de recherche précis et rapide.
Vous pouvez directement depuis la page d'accueil faire une recherche. Les résultats s'affichent au fur et à mesure que votre recherche se précise.
Exemple :
Saisissez les mots clés de votre recherche et consultez les résultats s'affichant en dessous.
Cliquez ensuite sur le résultat qui vous intéresse.
Par exemple, quand faut-il ou comment demander une suppression d'attestation ?
En écrivant le mot "suppression" dans la recherche, tous les articles qui parlent du sujet apparaissent.
C'est le premier qui nous intéresse... On peut cliquer dessus pour l'ouvrir et le consulter :
| 1 : où se trouve d'article, dans quelle section | 2 : quand a-t-il été modifié ou publié |
| 3 : pour imprimer celui-ci | 4 : le corps de l'article |
| 5 : les articles connexes pour aller plus loin | 6 : utile ou pas, dites-le nous |
Le point 6 nous permet de savoir si FESHDESK répond à votre attente.
En cliquant sur "non" vous avez l'occasion de commenter et de nous dire pourquoi l'article n'a pas répondu à votre attente ou de nous faire une suggestion.
Cette base de connaissances devient dès lors collaborative.
Dans certains articles, vous trouverez des pièces jointes utiles comme le tableau des barèmes ayant une référence d'échelle de traitement au SFP.
N'hésitez pas à nous faire des suggestions de contenus, FRESHDESK ne demande qu'à s'enrichir et permettre un travail plus autonome, plus efficace.
Nous pouvons y concentrer toutes les informations dont vous avez besoin et, dans un avenir proche, faire en sorte que vous n'ayez plus qu'une référence centralisant l'information. En cas de question, vous trouvez la réponse facilement et rapidement. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez vous adresser au Service d'Appui.
Et maintenant, si vous testiez ?
Faites votre première recherche !